Chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy là một trong những công việc thường xuyên phải thực hiện của các kế toán. Tuy nhiên, những trường hợp cụ thể nào được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy và các quy định cụ thể đối với hóa đơn chuyển đổi thì không phải tất cả các kế toán đều có thể nắm rõ. Đặc biệt, trong giai đoạn chuyển đổi hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử, nhiều kế toán rất băn khoăn giữa khái niệm chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy và chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang chứng từ giấy. Chính bởi vậy, trong bài viết này sẽ giới thiệu các nội dung trên
Căn cứ theo quy định tại Điều 12 Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 của Bộ Tài chính đã quy định cụ thể về nguyên tắc chuyển đổi, điều kiện chuyển đổi, giá trị pháp lý và ký hiệu riêng trên hóa đơn chuyển đổi cụ thể như sau:
1. Nguyên tắc chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy
Người bán hàng hóa được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hoá hữu hình trong quá trình lưu thông và chỉ được chuyển đổi một (01) lần. Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa phải đáp ứng các quy định nêu tại Khoản 2, 3, 4 Điều 12 Thông tư 32/2011 và phải có chữ ký người đại diện theo pháp luật của người bán, dấu của người bán.
Người mua, người bán được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để phục vụ việc lưu trữ chứng từ kế toán theo quy định của Luật Kế toán. Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy phục vụ lưu trữ chứng từ kế toán phải đáp ứng các quy định nêu tại Khoản 2, 3, 4 Điều 12 Thông tư 32/2011.
2. Điều kiện để chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy
Hóa đơn điện tử chuyển sang hóa đơn giấy phải đáp ứng đủ các điều kiện sau:
a) Phản ánh toàn vẹn nội dung của hóa đơn điện tử gốc;
b) Có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy;
c) Có chữ ký và họ tên của người thực hiện chuyển từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.
3. Giá trị pháp lý của hóa đơn chuyển đổi
Hóa đơn chuyển đổi có giá trị pháp lý khi bảo đảm các yêu cầu về tính toàn vẹn của thông tin trên hóa đơn nguồn, ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi và chữ ký, họ tên của người thực hiện chuyển đổi được thực hiện theo quy định của pháp luật về chuyển đổi chứng từ điện tử.
4. Ký hiệu riêng trên hoá đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử
Ký hiệu riêng trên hoá đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn dạng giấy bao gồm đầy đủ các thông tin sau: dòng chữ phân biệt giữa hoá đơn chuyển đổi và hoá đơn điện tử gốc – hóa đơn nguồn (ghi rõ “HOÁ ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HOÁ ĐƠN ĐIỆN TỬ”); họ và tên, chữ ký của người được thực hiện chuyển đổi; thời gian thực hiện chuyển đổi.
Như vậy, đối với câu hỏi: Hóa đơn điện tử chuyển đổi có cần đóng dấu không? Thì câu trả lời là có: Hóa đơn chuyển đổi phải có chữ ký và dấu của người bán.
Ưu điểm của hóa đơn điện tử so với hóa đơn giấy
Tiết kiệm thời gian và chi phí so với hóa đơn giấy
Nếu như thông thường việc phát hành hóa đơn giấy thường tiêu tốn rất nhiều thời gian, chi phí in ấn, vận chuyển và lưu trữ thì việc chuyển đổi sang hóa đơn điện tử là giải pháp thông minh, mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Việc sử dụng hóa đơn điện tử giúp tiết kiệm thời gian khi giảm tới 70% các bước quy trình phát hành, 90% các tranh chấp liên quan đến hóa đơn, rút ngắn 99% thời gian thanh toán, quản lý hóa đơn và tiết kiệm 80% chi phí cho mỗi hóa đơn,… Chỉ cần một click chuột dữ liệu sẽ được đồng bộ, hóa đơn sẽ được gửi ngay cho người mua, đẩy nhanh quá trình thanh toán, giao dịch kinh doanh. Trong khi, với giao dịch giấy thông thường phải phụ thuộc vào thời gian gửi/ nhận hóa đơn khiến giao dịch thanh toán bị chậm trễ.
Doanh nghiệp cũng không lo tình trạng thất lạc hóa đơn trong quá trình chuyển phát. Việc sử dụng hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp giảm thiểu chi phí hơn so với việc sử dụng hóa đơn giấy như: Chi phí in ấn, chi phí chuyển hóa đơn cho khách hàng, chi phí lưu trữ hóa đơn;…. đồng thời giảm thời gian tìm kiếm hóa đơn, tăng khả năng bảo mật, giúp quản lý hóa đơn không có rủi ro mất mát, nhàu nát như khi lưu trữ hóa đơn giấy,… Điểm nổi bật là việc sử dụng hóa đơn điện tử cũng giúp doanh nghiệp giảm bớt thời gian lập tờ khai thuế giá trị gia tăng so với hóa đơn đặt in, hóa đơn tự in khi phần mềm tự động kết nối và chuyển số liệu vào tờ khai thuế giá trị gia tăng.
Đơn giản hóa các quy trình liên quan đến hóa đơn
Việc sử dụng hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp nâng cao hơn khả năng quản trị doanh nghiệp. Giúp công việc của kế toán được giảm nhẹ, rút ngắn thời gian trong quá trình tạo lập, tra cứu, tìm kiếm,… hóa đơn. Hỗ trợ lập các báo cáo quản lý và phục vụ kê khai Thuế nhanh chóng và chính xác. Khi doanh nghiệp lập hóa đơn chỉ cần nhập mã số thuế thì phần mềm tự động cập nhật các thông tin khác của khách hàng. Sau đó, doanh nghiệp thực hiện ký số lên từng hóa đơn hoặc ký cùng lúc cho nhiều hóa đơn đã được lập chỉ trong một vài thao tác.
Mang lại lợi ích cho người nộp thuế và Cơ quan Thuế
Việc sử dụng hóa đơn điện tử thay thế hóa đơn giấy trong giao dịch mua bán hàng hóa, dịch vụ giúp công tác quản lý của Cơ quan Thuế được thực hiện theo hướng hiện đại hóa trên cơ sở áp dụng công nghệ thông tin để thu thập, tổng hợp, báo cáo dữ liệu từ hóa đơn điện tử thay vì các phương pháp quản lý thủ công như trước đây.
Không chỉ vậy, việc sử dụng hóa đơn điện tử không chỉ giúp doanh nghiệp, người nộp thuế giảm thiểu chi phí tuân thủ nghĩa vụ thuế mà còn giúp Cơ quan Thuế thực hiện tốt chức năng quản lý nhà nước của mình. Giúp ngành Thuế xây dựng được cơ sở dữ liệu về hóa đơn, hỗ trợ phục vụ công tác thanh tra, kiểm tra, hoàn thuế, phân tích rủi ro doanh nghiệp, cá nhân kinh doanh. Thông thường, thời gian để cơ quan Thuế có kết quả đối chiếu hóa đơn khoảng 10 ngày làm việc, nhưng khi sử dụng hóa đơn điện tử mọi thông tin về hóa đơn của doanh nghiệp được tập trung liên tục, Cơ quan Thuế sẽ có ngay thông tin về doanh thu, chi phí hàng ngày của doanh nghiệp, kịp thời phát hiện ra những bất thường khi doanh nghiệp xuất hóa đơn.
Bên cạnh đó, việc sử dụng hóa đơn điện tử cũng giúp Cơ quan Thuế kịp thời ngăn chặn hóa đơn của các doanh nghiệp bỏ trốn, mất tích, khắc phục tình trạng làm giả hóa đơn. Tạo ra môi trường kinh doanh lành mạnh cho các doanh nghiệp, thúc đẩy thương mại điện tử phát triển.
Mọi thắc mắc quý khách vui lòng liên hệ tư vấn Blue để được tư vấn miễn phí.
